O Sistema Eletrônico de Documentos-SED, destinado exclusivamente a órgãos públicos, foi projetado para proporcionar benefícios significativos a todas as unidades da administração direta, bem como às entidades da administração indireta, tais como fundações, autarquias e empresas públicas.
Organização: é feita uma organização tanto do arquivo físico ou material quanto do arquivo digital permitindo todo tipo de controle com a introdução do sistema de classificação de documentos;
Busca: no arquivo digital qualquer documento pode ser encontrado com rapidez e segurança utilizando os recursos da informática, obtendo-se inclusive a eventual localização física do documento original caso ainda exista;
Liberação de espaço; com a digitalização, classificação e a utilização da tabela de temporalidade, grande quantidade de documentos poderão ser eliminados ou transferidos, liberando assim espaço físico no arquivo "morto" ou permanente;
Publicação: o sistema permite a divulgação através de meio eletrônico, inclusive internet, dos documentos que forem selecionados;
Consultas a distância: funcionários, assessores, bem como outras pessoas credenciadas poderão acessar via Web, de qualquer ponto em que exista conexão com a internet, os documentos economizando tempo e despesas com locomoção até um arquivo físico;
Informação: um grande arquivo de documentos se constitui em uma base de dados e informações que, convenientemente manipulada pode se tornar em uma informação segura para diagnósticos e tomada de decisões;
Transferência: os documentos condensados em meio digital podem ser armazenados em mídias extremamente pequenas e transferidos para as demais entidades e órgãos da administração, bem como serem guardados fora do espaço físico da entidade;
Conversão de acervo histórico: a conversão do acervo histórico para o meio digital permite sistematizar os documentos e garante mais uma etapa na preservação da memória;
Conversão de bibliotecas: a conversão de bibliotecas físicas em digitais traz vantagens principalmente para o ensino, dentre as quais se destaca: a) minimização de custos; b) aumento ilimitado da disponibilidade de obras e artigos; c) facilita o acesso de quaisquer interessados além dos educandos e d) disponibilização dos recursos da informática, tornando mais atrativo o estudo.
Controle do processo de compras: desde a simples cotação de preços até a troca de documentos e informações de uma concorrência, o processamento digital dinamiza o processo de compra, tornando o mesmo mais ágil e permitindo a participação de um número maior de proponentes e a consequente possibilidade de obter resultados mais vantajosos na despesa pública.
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